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Rechnungen per E-Mail verschicken – Finanzamt macht immer häufiger Probleme

In letzter Zeit hört man immer mal wieder von Fällen, in denen das Finanzamt bei Betriebsprüfungen Ärger aufgrund von Rechnungen macht, die nur per E-Mail zugesandt wurden. Daher macht aktuell die Unternehmensberatung Becker von Buch darauf aufmerksam, dass man beim Verschicken von Rechnungen per E-Mail die besonderen Anforderungen des Finanzamts beachten sollte.

Der Fiskus stuft nämlich nur Rechnungen, die per E-Mail kamen, als abzugsfähig ein, wenn sie mit einer elektronischen Signatur versehen wurden. Meist sind die Ämter hier noch kulant, doch es kann auch schnell passieren, dass es hier Ärger gibt.

Will man auf die elektronische Signatur verzichten, sollte man also zur Rechnung per E-Mail noch einmal das Original per Post verschicken. Ein Papierausdruck der E-Mail reicht manchmal auch nicht aus.

Für Rechnungen per E-Mail gilt übrigens genauso wie für andere Rechnungen eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Andere Geschäftsdokumente wie Auftragsbestätigungen müssen sechs Jahre lang aufgehoben werden. Eine Datensicherung ist also wichtig.

Finanzen ,

  1. Maximilian
    3. Mai 2011, 11:52 | #1

    Es stellt sich allerding die Frage inwiefern die Signatur ab 01. Juli 2011 noch notwendig ist, da -nach Aufforderung der EU- die Signaturpflicht in Deutschland wohl fällt. Ob eine reine EMail-Übermittlung dann ausreicht ist aber noch unklar. Die Pflichten an die Archivierung werden aber mit Sicherheit bestehen bleiben.

    Um dieser gesamten Problematik zu entgehen empfehle ich einen der vielen online Faktura Services die es inzwischen gibt. Persönlich nutze ich pactas.com und bin vor allem mit der Usability recht zufrieden – auch wenn der Funktionsumfang bei anderen PRodukten wie easbill.de größer ist.

  1. 16. Dezember 2010, 22:51 | #1
  2. 4. Februar 2011, 22:09 | #2
  3. 8. Februar 2011, 22:17 | #3