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Durch gute Planung zum Erfolg

Projektmanagement-Phasen

Projektmanagement-Phasen - flickr/IvanWalsh.com

Die Innovationszyklen in verschiedenen Bereichen werden beschleunigt, was mit k├╝rzeren Lebenszyklen der Produkte einhergeht. Die Nachfrage an qualitativ hochwertigen und dennoch preisg├╝nstigen Produkten und Dienstleistungen steigt stetig. Dazu kommt, dass diese Produkte und Dienstleistungen fr├╝hzeitig auf dem Markt zu finden sein m├╝ssen. Das Projektmanagement bekommt daher eine gro├če Aufgabe, denn es ist daf├╝r verantwortlich, dass alle an die Herstellung und Markteinf├╝hrung eines Produktes gestellten Erwartungen erf├╝llt werden. Die Einteilung in verschiedene Phasen des Projektmanagements ist daher unabdingbar. Die einzelnen Projektmanagement Phasen schlie├čen aneinander an, nur teilweise kommt es projektbedingt zu ├ťberschneidungen. Jede dieser Phasen schlie├čt mit einem Meilenstein ab und ist zeitlich begrenzt.

Phase 1: Ist und Soll

Die erste Phase beginnt mit der Analyse des Ist-Zustandes. Der Projektinhalt wird eindeutig dargelegt und es werden Risiken und Chancen des Projekts erl├Ąutert. Es erfolgt eine grobe Sch├Ątzung der zu investierenden Zeit, der Kosten und der Arbeitsleistung, teilweise wird eine Machbarkeitsstudie hinzugezogen. Gemeinsam mit dem Auftraggeber werden Lasten- und Pflichtenhefte angefertigt. Au├čerdem erfolgt eine genaue Zieldefinition. Der formelle Projektauftrag steht am Ende dieser ersten Phase.

Phase 2: Projektkonzeption
Bei der zweiten Phase werden Grob- und Feinkonzepte erarbeitet, darauf aufbauend werden Strukturpl├Ąne angefertigt. Die erstellten Konzepte werden dem Auftraggeber vorgelegt und durch diesen abgenommen. Damit wird sichergestellt, dass Auftraggeber und Auftragnehmer Ziele, Abl├Ąufe und Meilensteine gleich definieren. Au├čerdem wird durch eine genaue Konzeption des Projekts die Grundlage f├╝r das Risikomanagement geschaffen.

Phase 3: Projektplanung
Es erfolgt eine genaue inhaltliche und organisatorische Planung des Projekts. Au├čerdem wird ein Team zusammengestellt, es werden Aufgaben verteilt und genaue Abl├Ąufe besprochen. Festgelegt werden des Weiteren Qualit├Ąts- und Kostenpl├Ąne sowie das Risikomanagement. Die Meilensteine der Projektphasen werden genannt. Diese lassen die Fortschritte des Projekts messbar werden. Abweichungen vom Soll-Zustand werden rascher erkannt. Projektmanagement Tools k├Ânnen helfen, allen Beteiligten einen ├ťberblick ├╝ber den aktuellen Status des Projekts zu geben.

Phase 4: Projektdurchf├╝hrung
In keiner anderen Phase ist die Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer so ausgepr├Ągt. Der Auftraggeber wird st├Ąndig ├╝ber den aktuellen Stand des Projekts informiert und ist so in der Lage, bei Bedarf rasche Entscheidungen zu treffen. Regelm├Ą├čige Meetings des Projektteams stellen die Kommunikation unter den Beteiligten sicher.
Neben der Durchf├╝hrung erfolgt in dieser Phase die Kontrolle des Projektfortschritts. Auf st├Ârende Ereignisse kann direkt reagiert werden, eventuell werden Pl├Ąne ge├Ąndert oder Korrekturma├čnahmen eingeleitet.

Phase 5: Projektabschluss
Der finale Part befasst sich mit der ├ťbergabe des Projekts an den Auftraggeber und der Bestimmung, ob die gew├╝nschten Ergebnisse erreicht wurden oder nicht. Es erfolgt eine Analyse des Projekts, Erfahrungen werden f├╝r zuk├╝nftige Projekte in einem Bericht festgehalten. Der Auftragnehmer wird durch den Auftraggeber vom Projekt entbunden, wenn dieses erfolgreich abgeschlossen wurde.
Teilweise besteht der Projektabschluss aus einem Abbruch, wenn die gesetzten Ziele nicht erreicht werden konnten. Dann werden die einzelnen Phasen neu gestartet, das Projekt wird g├Ąnzlich abgebrochen oder der Auftrag wird einem anderen Auftragnehmer zugeteilt.

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